A utilização da Inteligência Artificial como ferramenta de otimização de processos não é, de forma alguma, uma novidade. Há muitos anos que os fornecedores de tecnologia recorrem à vasta gama de possibilidades oferecidas pela IA para tornar os processos mais robustos, fáceis de utilizar e eficientes.
De acordo com a SAP Concur, os avanços recentes, nomeadamente no domínio da IA Generativa, estão a alargar consideravelmente o leque de aplicações e a transformar os processos empresariais do futuro.
O potencial da IA para as viagens de negócios
Para os Chief Financial Officers (CFO), Travel Managers e gestores de Recursos Humanos, a integração da inteligência artificial na gestão das viagens de negócios é particularmente importante. Em todo o mundo, 51% dos CFO já estão a investir em tecnologia de IA para tornar as viagens de negócios mais eficientes – uma tendência clara, dado que em 2023 o número era de apenas 15%. Os Travel Managers também sublinham a relevância da IA no atual Global Business Travel Survey: 64% dos Travel Managers gostaria de ter apoio da IA.
Esta necessidade de recurso à IA, segundo a SAP Concur, deve-se ao facto das viagens de negócios implicarem muito trabalho administrativo. As viagens têm de ser marcadas e as despesas têm de ser apresentadas. As equipas financeiras têm de verificar a sua exatidão, corrigi-las se necessário e liquidá-las o mais rapidamente possível. É aqui que a inteligência artificial entra em ação, não só simplificando o processo para os colaboradores das organizações, mas também acrescentando valor.
Evitar o caos dos custos e recibos
Quer se trate de bilhetes de comboio ou de despesas de alojamento: se os colaboradores quiserem ser reembolsados das despesas de uma viagem de negócios, têm de apresentar um comprovativo sob a forma de fatura ou recibo. Para evitar pilhas de papel, as empresas podem oferecer soluções digitais com algoritmos inteligentes de IA para registar estas despesas. Por exemplo, os viajantes podem tirar uma fotografia do recibo num café ou durante a pausa para almoço e a inteligência artificial incorporada inicia o processo de recolha de dados.
A IA generativa otimiza a gestão das viagens de negócios mesmo antes do início da viagem, fornecendo estimativas de custos automatizadas: a pessoa que faz a reserva define os principais dados e parâmetros e o sistema utiliza a IA generativa para determinar preços realistas para os segmentos individuais. Isto elimina a necessidade do viajante pesquisar e calcular o montante exato. A avaliação também ajuda as empresas a controlar o orçamento disponível e, assim, a utilizá-lo de forma otimizada. Tudo no interesse da experiência de viagem e da eficiência de custos.
Estruturar as despesas e detetar fraudes
Além da recolha de dados, a integridade dos dados é crucial – erros inconscientes ou mesmo deliberados nos dados de despesas conduzem frequentemente a custos elevados. Os recibos revistos manualmente raramente estão isentos de erros e a própria revisão é muitas vezes morosa. Utilizando a inteligência artificial, o conteúdo e o contexto dos recibos podem ser comparados com as políticas individuais da empresa e com os relatórios de despesas numa fração de tempo. Isto garante que os dados do recibo correspondem aos dados da fatura.
Sem problemas com as autoridades fiscais
Os processos internos de despesas de viagem podem ser otimizados em termos de ausência de erros e de coerência. É particularmente difícil para as empresas que operam a nível internacional cumprir os regulamentos globais do IVA. Em conjunto com a Blue dot, a SAP Concur introduziu a Concur Tax Assurance by Blue dot. Esta plataforma utiliza os conhecimentos fiscais mais recentes para analisar as transações, de modo a cumprir os regulamentos fiscais em diferentes países e regiões.
Alívio através de uma inteligência artificial fiável
À medida que o mundo à nossa volta se torna cada vez mais complexo, a inteligência artificial oferece muitas formas de reduzir a complexidade. Os algoritmos podem ajudar a processar grandes quantidades de dados de forma eficiente e eficaz. Conjuntos complexos de regras, como as orientações fiscais internacionais, podem ser verificados de forma fiável e rápida para cada despesa individual com um mínimo de interação humana. A capacidade de aprendizagem da tecnologia significa que a necessidade de intervenção humana em casos de áreas cinzentas irá diminuir com o tempo.
Próximo nível com Joule
A inteligência artificial otimiza a gestão das viagens de negócios e permite que as empresas utilizem os seus recursos de uma forma mais planeada e estratégica. Graças às parcerias da SAP com os modelos de linguagem de grande dimensão (LLM), a SAP Concur pode aproveitar o seu historial de IA na reserva e faturação de viagens e otimizar ainda mais esta área para as empresas. O Joule, o copiloto de IA da SAP, juntamente com o Microsoft Copilot, irá em breve dar aos utilizadores finais da SAP um novo impulso de produtividade.
O Joule tornar-se-á a interface do utilizador para as aplicações SAP, abrindo novas possibilidades para as viagens de negócios. Os colaboradores podem através de uma simples consulta saber se estão a agir de acordo com as políticas da empresa, uma vez que o Joule é alimentado com dados do SAP Concur, bem como com dados individuais da empresa. Com a integração do Microsoft Copilot e a ligação a aplicações como o Microsoft Teams ou o Outlook, o Joule também pode, por exemplo, introduzir compromissos diretamente no calendário do Outlook ao reservar uma viagem.
