Eventos híbridos: “Esta é a maior oportunidade para a indústria dos eventos”

O que podem ter em comum Paulo Portas, uma família que fez uma volta ao mundo de barco e sobreviventes de um acidente de avião? Todos foram oradores de um evento online que a agência Voqin criou para uma turma de ex-alunos da Harvard Business School. A Voqin projetou o evento digital que durou três horas e envolveu o público do início ao fim. Sejam eventos físicos, digitais ou híbridos, a agência especialista no desenvolvimento de brand experience só tem um propósito: criar emoções. Em entrevista ao TNews, Diogo Assis, CEO da agência, explica como ultrapassaram a pandemia apostando na tecnologia que permitiu criar uma solução diferenciadora para o mercado: a EMEX. Com um volume de negócios de 32 milhões de euros antes da pandemia, a Voqin só espera regressar a estes números em 2024, em linha com as previsões para o setor dos eventos. No entanto, nos próximos dois anos, a empresa vai manter a sua aposta na tecnologia, investindo 3,5 milhões de euros. O futuro da empresa passa também por oportunidades de crescimento na Meeting Industry através de aquisições.

Como é que a Voqin sobreviveu a estes dois anos de pandemia?

Somos Emotions Creators, o propósito da marca está nas emoções, e nós próprios vivemos emoções muito díspares. O início da pandemia foi um susto enorme para toda a indústria. Vínhamos de um ano absolutamente excecional, fizemos 600 eventos em 2019, tínhamos um empresa super consolidada, uma equipa espetacular, resultados incríveis, e, de repente, passámos para zero. A primeira emoção foi susto. Em crise, acabamos por trazer o melhor de nós e penso que esta empresa demonstrou que tinha de, facto, valores e uma cultura muito forte e muito bem vincada nas pessoas. Isso percebeu-se no início da pandemia, quando chamámos toda a gente a olhar para o momento. Dividimos as pessoas por equipas, e cada uma apresentou ideias. Portanto, a inovação que tivemos nestes dois anos veio das equipas. Isto é importante, porque o início da pandemia marca aquilo em que sempre acreditei, que é uma cultura em que as pessoas trazem as suas ideias e impõem a sua irreverência e o seu espírito empreendedor. Conseguimos trazer ideias que nos mantiveram acordados e relevantes junto dos nossos clientes e conseguimos novos clientes.

Que ideias foram essas?

Surgiram várias iniciativas, uma delas foi o desenvolvimento de uma plataforma tecnológica que permitisse criar eventos online com uma base de emoção. Ou seja, que permitisse às pessoas manterem-se interessadas no conteúdo e no networking e que não desligassem a câmara e fossem cozinhar ou fazer outra coisa qualquer. Era o que acontecia no Zoom ou nos Teams. Tínhamos estatísticas que diziam isto: 40% das pessoas não absorvia o conteúdo. Desenvolvemos a nossa plataforma tecnológica, que se chama EMEX, que vem de Emotion Experiences, e que surge de um processo que temos internamente de desenhar os eventos com base na emoção. Todo o desenho da plataforma, quer as cores, os botões, as interações entre os participantes, e entre os participantes e os oradores, tudo foi feito com a premissa de gerar emoção, e depois retirarmos dados e percebermos se tínhamos conseguido uma boa interação.

Esta plataforma já vai na sua versão 5.0. Chegámos a ter 40 pessoas a desenvolver a plataforma. Desde a versão beta, que nasceu em abril de 2020, já investimos bastante capital próprio no desenvolvimento da tecnologia e em ter pessoas a aprender novas competências. É a escola da vida, isso não se percebe durante a crise, mas olhando para trás posso dizer que aprendi imenso.

Qual foi a resposta dos clientes?

O primeiro momento foi: “Uma ideia ótima, mas veio antes do mercado percebê-la”. Há ideias que morrem assim. A ideia era boa, mas as pessoas diziam: “Só quero um Teams ou um Zoom, é suficiente”. No primeiro momento, não havia apetência para as pessoas pagarem por isso. Passado um tempo, com a fadiga destas plataformas, entrámos num novo ciclo, no qual as empresas já pensavam: “Precisamos de uma coisa extra”. Esta plataforma foi desenhada não só pela equipa de desenvolvimento de tecnologia, mas também pela experiência de eventos. Isso é um valor acrescentado, porque a maioria das plataformas com as quais concorremos são plataformas tecnológicas sem know-how de eventos. Correu-nos bem, ganhámos clientes novos, como os CTT, eventos da Harvard, da Semapa. Acabámos por fazer clientes novos com os quais não tínhamos nenhum contacto antes da pandemia e que se fidelizaram à nossa maneira de trabalhar.

“A maior lição pessoal da pandemia é que temos de mudar enquanto estamos no topo, e não quando estamos em crise”. 

Já sente uma retoma do setor dos eventos?

Já se sente. Temos um primeiro semestre bom, não é um primeiro semestre igual ao de 2019, diria que é ao nível de 2017, mas é bom. Já temos eventos estruturais, com dimensão. Desde fevereiro que não parámos e temos tido eventos todos os dias. Coisas já com dimensão dos EUA, de Inglaterra, Alemanha, etc. Desse ponto de vista, já há um sabor a retoma positivo. No entanto, há uma diferença abismal: o tempo de reserva. É muito em cima. Comparando com antes da pandemia, um grande incentivo americano era marcado com um ano de antecedência. Esse era o tempo médio de marcação. Temos incentivos da mesma dimensão, cujo pedido nos fazem dois meses antes da execução. É muito difícil gerir equipas assim, porque o pipeline ainda não é estável. Sentimos isso em toda a cadeia de valor, os fornecedores estão todos com pouco staff. As respostas são sempre muito difíceis. A retoma está a ser boa, do ponto de vista da procura, do ponto de vista da preparação de toda a cadeia de valor está a ser muito duro: os aeroportos estão caóticos, não há pessoas para trabalhar, os hotéis estão com menos gente, o serviço não é igual ao que era em 2019, e os preços estão mais altos. Podemos correr o risco de defraudar expectativas.

Que tendências foram aceleradas na pandemia e que vão permanecer no setor dos eventos?

Do ponto de vista pessoal, estou completamente fascinado pelo tema dos eventos híbridos, pela simples razão que, os eventos antes eram exclusivos, ou seja, havia muita gente que não podia ir a um  evento por várias razões: ou não podia viajar porque estava grávida, ou porque tinha um problema de saúde. Os eventos eram exclusivos, não eram inclusivos. É a maior oportunidade que a indústria tem de se tornar inclusiva. Por exemplo, pessoas que não gostavam de networking, diziam: “Não quero ir”. Agora se calhar sentem-se mais confortáveis. Ou seja, por uma fração do custo, conseguimos alcançar muito mais pessoas. Numa plataforma com conteúdo online, conseguimos chegar a um determinado número de pessoas que não tinham oportunidade de vir a um evento. Ou seja, hoje em dia as organizações, por uma fração do custo, conseguem ter um retorno muito maior, o conteúdo vive muito mais tempo, chega a muitas mais pessoas, o networking pode ser impulsionada antes, expandido durante, e vivido depois. Acho que é fascinante.

A indústria está preparada para eventos híbridos?

Estamos a anos luz de perceber o que é isto dos eventos híbridos, porque as coisas ainda não são simbióticas. ‘Pomos’ um zoom em cima de um ambiente físico, isso não funciona. Por default, no design do evento, o online tem que estar incluído. Ainda não é assim, ainda estamos longe disso mas estou completamente fascinado. Há dados de várias fontes e todas apontam para que entre 65 a 70% dos organizadores de eventos vão sempre ter uma componente digital associada ao seu investimento físico. Já não volta atrás. Penso que demos um passo em 2020 ao decidirmos investir quando o nosso negócio estava completamente parado. Investimos bastante, quer do ponto de vista financeiro, quer do ponto de vista de recursos humanos, em funções que não tínhamos antes. A maior lição pessoal da pandemia é que temos de mudar enquanto estamos no topo, e não quando estamos em crise. Já tínhamos isto no plano de negócios há vários anos, mas adiávamos porque estávamos a crescer. Essa é a minha maior lição, temos de mudar enquanto estamos no topo. Esta é a maior oportunidade para a indústria dos eventos.

“Não há uma caixa para a Voqin, somos a Voqin. Para alguns clientes fazemos eventos digitais, para outros somos DMC, para outros fazemos produção, para outros fazemos conteúdos. não consigo pôr-nos numa caixa, nem quero, somos a Voqin”.

Posicionamento

A Voqin não é uma DMC pura e dura, qual é o vosso posicionamento? Como é que querem ser vistos?

É muito difícil pôr-nos numa caixa, porque nós sempre tivemos uma veia muito criativa, que desde o início trouxemos na nossa proposta de valor. Conhecemos muito bem o destino e aí podemos dizer que somos DMC, mas depois temos criativos e storytellers. Ou seja, somos, talvez, uma local event managment company, com competências de comunicação, de criatividade, de produção e um conhecimento local muito forte. É difícil dizermos que somos uma DMC, há pessoas que dizem que somos DMC, outros que dizem que somos um event manager, outros uma brand agency, temos também plataforma tecnológica. Não há uma caixa para a Voqin, somos a Voqin. Para alguns clientes fazemos eventos digitais, para outros somos DMC, para outros fazemos produção, para outros fazemos conteúdos. Não consigo pôr-nos numa caixa, nem quero, somos a Voqin.

Quais os constrangimentos à operação neste momento? A falta de recursos humanos?

É um problema global e não local. Não é um problema de Portugal, mas da indústria, que teve dois anos quase fechada e quer retomar para níveis saudáveis, e que não pode fazer uma aposta tão forte numa contratação idêntica à que tinha em 2019, porque ainda não vê um pipeline muito estável. Estamos a tentar recuperar o mais que conseguimos com equipas reduzidas, cansadas e se calhar até já sem ritmo. O aeroporto é um ponto, começa por aí. O aeroporto hoje é uma experiência muito negativa para quem nos visita, sobretudo para quem tem de passar o SEF. Isso é um primeiro cartão de visita e as primeiras impressões contam muito. Não está a correr bem. Depois, do ponto de vista dos fornecedores notamos que a resposta é mais lenta, as pessoas estão assoberbadas com muita coisa e sente-se que não estamos ainda a níveis de 2019, não voltámos ao que éramos.

Quando estimam alcançar a mesma faturação de 2019?

Em 2024 e ultrapassar.

Porquê 2024?

Primeiro, porque está em linha com as estatísticas da indústria. Prevê-se que toda a indústria dos eventos retome àquilo que era em 2024. Depois, estamos a investir bastante em tecnologia. A partir de 2024 estamos a prever crescer acima da indústria, inclusive na margem também.

Por onde passa o crescimento da Voqin?

Por várias coisas. Passa, em primeiro lugar, pela própria retoma, isso pressupõe um investimento muito grande em equipas. O segundo ponto é continuarmos a investir em plataformas tecnológicas, especialmente neste tema das emoções. As emoções para nós são um processo, é igual à criatividade, a criatividade é um processo, não é um estado de espírito. Começamos sempre por querer conhecer qual é o objetivo de marca, qual a expetativa da audiência e desdobramos isso num plano emocional. Vamos querer que a nossa plataforma cresça para continuar a apostar naquilo que nos diferencia: a gestão dos eventos através das emoções. Num terceiro ponto, os eventos de M&I: queremos voltar ao mercado e olhar para oportunidade de crescimento através de aquisição, tanto em Portugal como fora.

Como é que, num evento online, se provocam emoções? Pode dar-nos um exemplo de um dos vossos eventos?

Em plena pandemia, fizemos um evento para ex-alunos de Harvard, fomos à procura da história principal do evento e a história principal eram as oportunidades pós-pandemia para empreendedores, ou seja num ponto de vista macro económico e geopolítico, como é que iria ficar o mundo pós pandemia? Depois fizemos o desdobramento emocional. Como é que isso aconteceu? Para já pedimos às pessoas para enviarem fotos da sua graduação em Harvard. Fizemos a abertura com um impacto sonoro e visual brutal, e o final da abertura terminou com as fotos das pessoas. As pessoas sentiram-se parte integrante e aí estamos a reter a sua atenção. Tivemos o Paulo Portas a falar do tema das oportunidades pós pandemia, tivemos um orador que foi dar a volta ao mundo com com os filhos pequenos durante um ano e meio. Depois entrou outro speaker sobre liderança positiva. Tivemos uma história de um brasileiro que sobreviveu à queda de um avião, essa experiência foi altamente impactante. E por último, um grande final sonoro. Podemos avaliar tudo o que acontece na plataforma. Do ponto de vista quantitativo, participaram 80 pessoas no evento e tivemos 3 500  interações no período de 3 horas. O segundo dado importante é o feedback qualitativo: as pessoas diziam: “Não consegui ir à casa de banho durante três horas, nunca esperei chorar e rir num evento digital”. 

Vídeo do evento da Voqin para ex-alunos da Harvard Business School: