Segunda-feira, Agosto 8, 2022
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Eventos virtuais: Não chega ter uma boa rede de internet

Se há alguém que sabe o que é reinventar o negócio dos eventos e congressos, essa pessoa é Marjolaine Diogo da Silva, diretora da DMC Fórum d’Ideias, especializada na organização de eventos corporativos, simpósios científicos, conferências e reuniões nacionais e Internacionais. Ao longo de 21 anos de empresa, não fez outra coisa se não acompanhar a evolução do setor, tanto em termos de tecnologia, como na procura constante de novas experiências e serviços diferenciados.

Mas uma crise como a provocada pela pandemia, que pôs um travão a fundo na indústria dos eventos, obrigou a que a Forum d’Ideias se reinventasse de uma forma muito diferente das reinvenções do passado. Se até aqui as revoluções mais importantes se deram a nível tecnológico, a covid-19 obrigou a algo nunca antes visto: eventos 100% virtuais.

Por estar habituada a acompanhar a tecnologia, em 2018 a Forum d’Ideias já tinha “em casa” uma plataforma (Eventsair) que integrava toda a atividade da empresa no online. Em 2020, com a pandemia, a EventsAIR evoluiu rapidamente e adaptou-se à nova realidade dos eventos virtuais e híbridos com a plataforma OnAIR. “O EventsAIR e OnAIR foram criados por uma empresa especializada na área de eventos e não apenas em tecnologia de informação e, por isso, a plataforma é muito completa e totalmente ajustada às necessidades dos eventos atuais”, refere Marjolaine.

Aquilo que parecia complexo de concretizar – transformar um evento presencial em online sem perder a sua essência – foi alcançado pela Forum d’Ideias. “Neste momento, podemos recriar num evento 100% virtual ou híbrido, as diferentes funções de um evento presencial. Todos os participantes virtuais podem ter acesso a sessões plenárias e breakouts, funções de interação entre os participantes e com oradores durante as sessões, perguntas e respostas, gamification, exposição técnica, reuniões individuais, sessões ePoster, funções sociais e muito mais”, afirma a responsável da empresa.

Eventos virtuais: Não chega ter uma boa rede internet

Desengane-se quem julga que os eventos virtuais têm muito menos desafios que os presenciais, e que estes se resumem a garantir que os participantes têm uma boa rede de internet. Pedimos à Forum d’Ideias que apontasse os principais desafios de organizar eventos híbridos e/ou online e a lista tem muitos itens.

Começa pelos desafios básicos, como “a necessidade de que todos os participantes tenham um equipamento disponível, um local tranquilo para assistir ao evento e uma ligação de internet estável, numa altura de telescola e teletrabalho para toda a família”, lembra. O mesmo acontece com os oradores que, “além de terem todos estes desafios, têm que ser mais tecnológicos, têm uma preocupação acrescida com a nitidez da imagem, iluminação do espaço e tempo para ensaios. Isto para não falar da preocupação com as várias adaptações imperativas para o virtual ao nível dos conteúdos, da forma de os comunicar, da duração das intervenções e da forma de interagir com os participantes”, aponta a responsável.

A criação de um programa aliciante para despertar a vontade de participação e para manter a atenção de um participante que se encontra na sua própria casa, sujeito a possíveis distrações inerentes à vida familiar é fundamental.

Outro grande desafio prende-se “com o desconhecimento que o cliente tem em relação às funcionalidades disponíveis para os eventos virtuais e híbridos”, refere a Fórum d’Ideias. “Atualmente conseguimos transportar a grande maioria das funcionalidades de um evento presencial para um evento virtual (incluindo o grafismo / imagem do evento), mas pela falta de conhecimento, o cliente tem muitas dúvidas e não está tão recetivo. Pela mesma razão, os clientes têm a crença de que os eventos virtuais não representam custos elevados e que não implicam muito trabalho, staff e meios, o que os leva a ter expetativas orçamentais mais baixas”.

Segundo a Forum d’Ideias, “os eventos híbridos são, para os clientes, uma solução mais confortável mas, para além de representarem um custo elevado, ainda se deparam com um grande desafio ao nível dos participantes uma vez que apenas alguns podem participar presencialmente e os restantes estão online”.

Apesar de todos estes desafios, a Forum d’Ideias constata que, depois dos clientes darem o passo de avançar para um evento híbrido ou virtual, “ficam satisfeitas”. A maior dificuldade é “mostrar/provar o valor antes do evento acontecer”.

Papel das agências

Em 2020, a Forum d’Ideias manteve a operação e ainda fez três grandes investimentos: manteve toda a equipa, apostou “muito na formação” e na plataforma própria para eventos virtuais. O investimento valeu a pena, já que foram realizados eventos virtuais, desde congressos, reuniões e webinars online até experiências virtuais que permitem enriquecer e complementar o evento, tais como: atividades team building, concertos, espetáculos, Refeições e brindes (com entregas personalizadas em casa) e muito mais.

Não se pode falar num padrão de empresas que foi mais recetiva aos eventos virtuais. “Não sentimos que a procura seria mais consistente num tipo de clientes, nem um tipo de evento específico. Temos clientes de várias áreas e mesmo dentro da mesma área alguns clientes estavam mais abertos ao virtual e outros mais reticentes”. “Sentimos sim que as agências têm um papel fundamental para restabelecer a confiança promovendo serviços e ajudando o cliente a encontrar as melhores soluções adaptadas à tipologia de cada evento”, conclui.

Quanto aos fornecedores, a DMC refere que estes não se adaptaram de imediato, por “acreditarem, ao início, que tudo isto passaria rápido e esperaram pelo retorno do presencial com soluções ao ar livre”. Mas, de uma forma geral, “mais tarde ou mais cedo, grande parte dos nossos fornecedores perceberam que a viabilidade das suas empresas dependia da capacidade de adaptação / inovação e puseram em marcha alternativas que pudessem ser adaptadas ao mundo dos eventos digitais: Catering, atividades, animação, audiovisuais, hotéis e venues (com os estúdios), etc”.

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