A Consultia Business Travel anunciou esta quinta-feira o lançamento de um guia gratuito destinado a empresas, intitulado “Cinco Conselhos Essenciais para Poupar na Gestão de Viagens Empresariais”. De acordo com a empresa, este guia visa auxiliar as organizações na otimização dos seus recursos financeiros e na manutenção da competitividade num mercado globalizado e dinâmico.
Com base em estudos, como o da Global Business Travel Association (GBTA), que destacam a importância das viagens empresariais para o alcance de objetivos organizacionais, a Consultia Business Travel destaca a necessidade de uma gestão eficiente dessas viagens. Segundo a empresa, a implementação das recomendações presentes no guia pode resultar numa poupança de até 20% nos custos relacionados com viagens corporativas.
O guia é gratuito e está disponível no site da empresa disponível para download de qualquer organização.
Digitalização da gestão
De acordo com a Consultia Business Travel, a digitalização da gestão das viagens de negócios é crucial para “promover eficiência, segurança e transparência”. A empresa destaca que a incorporação de uma solução tecnológica completa não só elimina processos manuais propensos a erros, como também automatiza tarefas e oferece visibilidade em tempo real das despesas relacionadas com as viagens.
“Este tipo de solução tecnológica deve permitir digitalizar e automatizar todos os processos envolvidos, sem prescindir do tratamento personalizado e humano de um assistente pessoal de viagem, uma vez que um serviço profissional à disposição do viajante para resolver incidentes e contratempos melhora a experiência de viagem e evita a contratação de diferentes fornecedores, o que se traduz numa poupança de custos”, explica a empresa.
Política de despesas personalizada
A Consultia Business Travel enfatiza ainda a importância de uma política de despesas personalizada, adaptada às necessidades e prioridades individuais de cada viajante. Neste sentido, a empresa defende que é importante ter em conta algumas dicas que passam por estabelecer políticas personalizadas para cada viajante, implementar critérios para viagens de maior intencionalidade e duração, ou implementar políticas de viagem que tenham em conta a preocupação com o impacto ambiental. “A definição de limites claros e realistas, bem como a disponibilização de opções de alojamento e transporte que se alinhem com as preferências da empresa, contribui para uma utilização mais eficiente dos recursos”, explica a empresa.
Centralização dos dados económicos
A Consultia Business Travel considera a “centralização dos dados financeiros como fundamental para uma gestão eficaz”. Segundo a empresa, ao consolidar todos os dados relacionados com as viagens de negócios, desde as despesas individuais até aos contratos com fornecedores, “consegue-se uma transparência total e facilita-se a tomada de decisões informadas”. Além disso, de acordo com os dados, ter todas as informações atuais e históricas disponíveis numa única plataforma “pode poupar 75% do tempo gasto na sua procura”.
Acesso a tarifas e programas especiais
Além disso, a Consultia Business Travel ressalta a importância do acesso a tarifas e programas especiais para otimizar os custos de viagem. Tais programas podem incluir acordos de tarifas negociadas e programas de fidelização que oferecem benefícios adicionais como upgrades de classe, quartos de hotel gratuitos ou milhas de passageiro frequente. “Ao tirar partido destas tarifas e programas, as empresas podem reduzir significativamente os custos de deslocação, maximizando o valor de cada viagem corporativa”, defende a empresa.
Sistemas de supervisão e aprovação direta e imediata
A Consultia Business Travel destaca a importância dos sistemas de supervisão e aprovação direta e imediata na gestão eficiente das viagens de negócios. Segundo a empresa, a centralização da aprovação de viagens em uma ou mais pessoas dentro da organização pode ser uma tarefa trabalhosa, resultando em horas dedicadas e, em alguns casos, em perda de informação e atrasos nos processos de aprovação e autorização.
Através de um sistema automatizado, conforme destacado pela Consultia Business Travel, os responsáveis pela aprovação podem receber todos os pedidos que se desviam dos orçamentos e políticas da empresa numa única plataforma, com toda a informação disponível em tempo real, “resultando numa poupança de até 70% do tempo da equipa nesta área”.
