Por João Carvalho
Um ecossistema empresarial é muito mais do que colaboradores e local de trabalho. É uma rede de sistemas interligados, soluções e parceiros – dentro e fora da organização – que trabalham em conjunto para oferecer uma experiência alargada e amplificada. Um ecossistema empresarial é, ou deverá ser, único. E o mesmo princípio se deve aplicar à política de gestão de viagens e despesas (travel & expenses -T&E). Embora cada negócio contemple, inevitavelmente, o básico – e por isso podemos depreender os pedidos de reembolso de despesas até às faturas de deslocação – a forma como se gere as viagens e as despesas pode variar consideravelmente de empresa para empresa.
A gestão de travel & expenses depende de uma série de variáveis, que podem ir desde escalas a políticas específicas sempre assentes em operações. Contudo, tenho perfeita noção de que existem alguns desafios que as empresas enfrentam quando se trata da implementação de T&E. Ao dia de hoje considero que esses desafios empresariais consistem sobretudo em:
- Garantir a segurança dos colaboradores: desde a COVID passando pelo atual clima político, restrições e considerações de segurança, as viagens corporativas são um cenário difícil de gerir para as equipas responsáveis por estas. Assegurar que os colaboradores têm a assistência e o apoio adequados quando viajam é prioritário.
- Políticas apropriadas: embora seja de importância vital que as políticas em vigor reduzam as oportunidades de fraude ou ameaças ao cumprimento, as políticas de T&E demasiado rigorosas podem levar à frustração dos colaboradores.
- Permitir a escolha: Em última análise, é necessário que haja um factor de flexibilidade no que diz respeito à gestão de T&E para que seja possível ir ao encontro da escolha e liberdade dos colaboradores. Os indivíduos precisam de se sentir capacitados para tomarem decisões que se adaptem não só às suas necessidades de viagem, bem como às da empresa.
Tendo em conta o acima, que medidas podem ser tomadas para apoiar a gestão de T&E de forma a superar estes desafios? Eis quatro áreas que poderão tornar esta gestão à prova do “futuro”:
1.Construir um ecossistema robusto: uma forma de superar as ameaças ao nível do “compliance” é construir um ecossistema de soluções de confiança e apoio de terceiros. Com um ecossistema forte, tecnologia e parceiros é possível superar ameaças, apoiar a política interna e promover a sensibilização para a regulamentação no seio da empresa – uma única plataforma pode apoiar a gestão de T&E fornecendo um ecossistema construído com parceiros certificados. E com isto, uma orientação especializada em tópicos como a recuperação do IVA, deteção de fraudes ou relatórios de emissão de carbono, entre outros.
2.Dados acessíveis e seguros: A necessidade de as organizações terem uma visibilidade completa dos dados e assegurar que todas as soluções dos parceiros têm igualmente acesso aos mesmos é essencial. Ter o ecossistema certo para apoiar, proteger e aceder aos seus dados: de parceiros na cloud a infraestruturas de dados no local, é fundamental para a sobrevivência no ambiente empresarial dos dias de hoje – fundamental, por exemplo, para fazer projeções que ajudem a alcançar as poupanças de custos, das empresas, tanto a curto como a longo prazo.
3.Experiência dos colaboradores: políticas que permitam, liberdade e escolha, podem fazer maravilhas para alimentar experiências positivas dos colaboradores. Aqui, um ecossistema de T&E bem desenvolvido pode ser uma forma de atrair e reter talentos – deve ser considerada como parte do pacote de benefícios, sendo um ativo atrativo para demonstrar a forma como a empresa valoriza os seus colaboradores, com um processo em vigor que é eficiente e satisfatório.
4.Práticas de sustentabilidade: a primeira coisa que vem à mente quando falamos em sustentabilidade é o impacto que as ações das empresas têm no ambiente, como as emissões de carbono. Assim, um ecossistema bem estruturado ao nível de gestão de T&E pode não só apoiar com tarefas como sejam a monitorização ou compensação dessas emissões, como pode também contribuir para a sustentabilidade financeira de uma empresa, fornecendo, por exemplo, soluções que apoiam as empresas na identificação de potenciais de poupança de dinheiro, como as oportunidades de recuperação do IVA ou deteção de fraudes.
No fundo, com uma solução end-to-end que ofereça uma vasta gama de soluções de parceiros em ecossistema, as empresas terão a capacidade para reagir rapidamente às novas tendências e exigências, bastando para isso acrescentar novos serviços aos que já estão integrados no sistema existente.
Por João Carvalho
É Head da SAP Concur para o Sul da Europa. Anteriormente ocupou outros cargos de gestão como Head of Solution Sales e Business Development e, ainda, como Global Strategic Industries Lead. Passou por outras empresas como a Accenture tendo desenvolvido internacionalmente a sua carreira em países como: Itália, Espanha e Portugal.
